Cierre contable: puntos a tener en cuenta sobre cuentas por pagar para socios o accionistas

Las cuentas por pagar a socios deben tratarse con precaución. Para abordarlas se debe atender la naturaleza real de la transacción, tener en cuenta las definiciones y principios conceptuales de las Normas Internacionales de Información Financiera. Presentamos una serie de puntos alrededor de este tema.

“Esencia sobre forma”. Este es uno de los principios rectores de las Normas Internacionales de Información Financiera, según el cual los hechos económicos deben reconocerse según su esencia financiera y no por su forma legal.

Este principio deberá observarse al analizar operaciones, transacciones y eventos que puedan impactar a los estados financieros, por lo que es importante comprender el efecto financiero de los hechos económicos, ya que de su análisis depende el reconocimiento contable.

El literal b) del párrafo 2.15 del Estándar para Pymes define un pasivo como una obligación presente derivada de hechos pasados, al vencimiento de la cual, y en aras de cancelarla, la entidad debe desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos. Al existir una transacción de un préstamo recibido de socios, la cual se desee contabilizar como pasivo, hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

Obligación presente

• Una obligación presente debe evidenciarse documentalmente; debe existir un documento donde se establezca la obligación para una parte y el derecho para la otra.
• Hacemos referencia a documentos como contratos, facturas o documentos en los que se evidencie claramente la obligación.
• Es riesgoso y poco probable que un prestamista entregue dinero sin obtener la firma de un documento en el que queden claras las condiciones del préstamo.
• Cualquier partida que vaya a ser reconocida como pasivo financiero debe estar documentada.

Operación debe derivar de hechos pasados

• Las obligaciones deben ser el efecto de una causa anterior que se pueda probar.
• La causa que pretende argumentarse debe estar relacionada con una operación que genera crédito.
• Si es un pasivo financiero tipo “préstamo”, se debe probar que los recursos líquidos ingresaron a las arcas de la entidad en un momento determinado.
• Si es un pasivo financiero originado en operaciones de compra de bienes o servicios, se debe probar que los bienes se pusieron a disposición de la entidad o que los servicios fueron percibidos como beneficiosos para ella.

Vencimiento

• Los pasivos deben tener una fecha de vencimiento en la cual se requiere su pago.
• La fecha debe ser determinada (concreta) o determinable (depende de una variable que se puede observar).
• Existe una condición especial de plazo que se puede denominar “exigibilidad inmediata”.
• Estos pasivos deben pagarse cuando su pago sea exigido por el prestamista o acreedor, condición que debe quedar por escrito en el contrato de mutuo o en algún documento relacionado con la operación de crédito.

Desprendimiento de recursos que involucran beneficios económicos

• Se debe evidenciar que la entidad se desprenderá de recursos económicos.
• En muchas ocasiones estos préstamos no están adecuadamente formalizados, lo que hace que no sea posible, por ejemplo, la negociación de los instrumentos financieros que dan lugar a estos pasivos.

Si quiere profundizar en este tema, lea nuestro análisis Cuentas por pagar a socios y accionistas al cierre contable.