Modelo de certificado de retención en la fuente por conceptos diferentes a rentas laborales

Como agente retenedor debes cumplir con la obligación de expedir el certificado de retención en la fuente dentro del plazo definido por el Gobierno nacional, de lo contrario podrás incurrir en multas y sanciones.

Elaboramos un archivo en Word, totalmente editable, para que adelantes esta labor.

Los agentes retenedores deben expedir anualmente un certificado por las retenciones practicadas por conceptos diferentes de los originados en relaciones laborales, esto es, por criterios tales como compras, servicios, etc.

Dicho certificado debe contener la información señalada en el artículo 381 del Estatuto Tributario –ET–.

Contenido del certificado de retención en la fuente

El certificado de retención en la fuente que se expide por conceptos diferentes de los originados en la relación laboral o legal y reglamentaria debe contener los siguientes puntos:

• Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
• Dirección del agente retenedor.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
• Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
• Concepto y cuantía de la retención efectuada.
• La firma del pagador o agente retenedor.

Nota: el artículo 1.6.1.12.12 del DUT 1625 de 2016 señala que las personas jurídicas podrán entregar los certificados de retención en la fuente en forma continua impresa por computador y sin necesidad de firma autógrafa.

Periodicidad del certificado

El certificado de retención en la fuente debe expedirse anualmente e incluir todas las retenciones practicadas a la persona o entidad.

El artículo 1.6.1.13.2.40 del DUT 1625, modificado por el artículo 1 del Decreto 2229 de 2023, señala que los agentes retenedores tienen plazo hasta el último día hábil del mes de marzo por el año gravable que corresponda, para expedir el certificado de retención en la fuente.

Además, el artículo 381 del ET señala que, cuando así lo solicite el beneficiario del pago, el agente retenedor deberá expedir un certificado por cada retención practicada, el cual debe contener las especificaciones señaladas en dicho artículo para los certificados anuales.

Obligatoriedad de expedir el certificado de retención

Es una obligación del agente retenedor expedir el certificado de retención en la fuente a nombre de la persona o entidad a quien se le efectuaron las retenciones. Este certificado es necesario para que se puedan tomar dichas retenciones en sus declaraciones de renta o IVA.

De manera adicional, el artículo 667 del ET expone que los agentes retenedores que no cumplan con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente dentro del plazo definido por el Gobierno incurrirán en una multa equivalente al 5 % del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos.

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